Pięć tysięcy – tyle średnio musiałby podjąć decyzji zakupowych inwestor gdyby od początku chciał planować i wyposażać inwestycję hotelową SAMODZIELNIE.

Pięć tysięcy – tyle średnio musiałby podjąć decyzji zakupowych inwestor gdyby od początku chciał planować i wyposażać inwestycję hotelową SAMODZIELNIE. 

Wiele z nich musi zostać omówionych i zaplanowanych już na etapie studium wykonalności oraz pierwszych prac projektowych od których magiczny dzień otwarcia inwestycji jest oddalony czasami o 2-3 lata. Ten prosty, matematyczny przykład pokazuje jak ważne jest prawidłowe ułożenie zadań zakupowych w obrębie własnego zespołu inwestycyjnego i poza nim.

Właściciele hoteli powinni od samego początku być przekonani do wartości wyposażenia wymaganego w nowych inwestycjach. W dużych projektach w grę wchodzą czasami możliwości zaoszczędzenia /nie rzutującego na standard projektu/ setek tysięcy złotych na poszczególnych grupach wyposażenia.

Oczywiście są inwestorzy którym wydaje się, że samodzielne decydowanie o kształcie kosza na śmieci, kolorze ręcznika w SPA, ilości półek w szafie hotelowej, wielkości monitora TV będzie miało wpływ na niesamowity sukces rynkowy hotelu. Niestety tak – znam/znałem takich wielu oraz widzę jak można stracić entuzjazm zespołu projektowego wciągając go w wielotygodniowe dywagacje na poziomie wrażliwości kolorystycznej przyszłego klienta i dokonywania zmian już podjętych decyzji na każdym spotkaniu inwestycyjnym. Etap decyzji zakupowych jest czasem decyzji STRATEGICZNYCH do których trzeba być odpowiednio przygotowanym.

W dzisiejszych trudnych czasach /w których świeżość marketingowa nowego projektu skróciła się maksymalnie do 2-4 lat/ ważna jest racjonalność podejmowanych decyzji /nie tylko aspekt kosztowy/ i umiejętność przewidywania jakie decyzje zakupowe zapewnią nam jak najdłuższe działanie bez potrzeby czasami kosztownych wcześniejszych decyzji remontowych lub wyposażeniowych.

Mali, często sezonowi dostawcy nie wytrzymali wymagań rynku, który się zmienił i ponad jednorazowe oszczędności większość inwestorów wybiera lepszą jakość, doradztwo po inwestycyjne czy długotrwałe umowy serwisowe które są w stanie zapewnić tylko większe firmy z odpowiednia strukturą operacyjną. Jednocześnie wzrasta liczba dużych firm branżowych które szukając nowych niszy na rynku tworzą specjalistyczne działy i oferty dla branży horeca /i nie działały do tej pory w tym segmencie/.

Ciągle jest miejsce na polskim rynku horeca dla profesjonalnie przygotowanych grup zakupowych oferujących wsparcie inwestorskie na wielu poziomach decyzyjnych. Producenci wyposażenia działają w większości samodzielnie /co widać w reklamach i prezentacjach cyklicznie wydawanych informatorów wyposażenia hotelowego/.

Jeżeli w grę wchodzi nowy projekt hotelowy z X pokojami /z myślą o kategoryzacji/ to jak najbardziej wskazane jest aby firma która zostanie wybrana do kompleksowej realizacji zadania wybudowała nam ,,tzw. pokój wzorcowy”. Takie zadanie możliwe jest do wykonania zarówno w siedzibie takiej firmy, głównego wybranego dostawcy mebli hotelowych lub już na miejscu prowadzonej inwestycji.

Wybrani dostawcy stają się naszymi partnerami inwestycji. Musimy mieć do nich zaufanie i działać dla wspólnego dobra. Jeszcze kilka lat temu trudniej było negocjować warunki współpracy z dostawcami. Od mniej więcej 3 lat sytuacja zmieniała się zdecydowanie na korzyść inwestorów. Łatwiej jest teraz negocjować warunki zakupowe, zmiany techniczne standardowego wyposażenia, warunki serwisu czy usługi poza bezpośrednim przedmiotem zakupu. Jeżeli chodzi o decyzje strategiczne na pewno warto wiązać się z partnerem który może nam dostarczyć odpowiednie referencje oraz listę wykonanych inwestycji.

Decyzje zakupowe dla których potrzebna jest profesjonalne zorganizowanie zespołu projektowego generalnie dotyczą dwóch sytuacji:

 

-       planowania i budowy nowej inwestycji hotelowej, gastronomicznej, sportowej

-       PIP /property improvement plan/ - przebudowy, rozbudowy lub remontu już istniejącego obiektu

 

Generalnie inwestor sprawę nowego projektu może zorganizować na dwóch płaszczyznach:

 

1.   różnych wariantów własnego bezpośredniego zaangażowania w projekt

2.   generalnego wykonawstwa pod klucz

 

Ad.1. Ważnym, jeżeli nie najważniejszym elementem zorganizowania własnego zespołu inwestycyjnego jest właściwy wybór kierownika/managera projektu. Wskazane jest aby taka osoba znała jednocześnie PRAKTYCZNIE operacyjne zasady funkcjonowania hotelu /techniczne oraz marketingowe/. Byłaby to sytuacja idealna i w mniejszych projektach trudna do osiągnięcia. Dlatego też Inwestor od samego początku powinien w projekcie zatrudnić /na stałe lub zadaniowo/ doświadczonego konsultanta branżowego w którego portfolio znajdują się realizacje i doradztwo inwestycyjne wielobranżowe. Taka osoba stanowi dodatkowy czynnik oceniający i doradczy złożonych ofert. Pamiętajmy, że nawet najlepszy architekt oraz dostawca wyposażenia nie będzie tą osobą która po ukończeniu etapu budowy będzie prowadziła obiekt w warunkach rynkowych.

Profesjonalny konsultant zakupowy – doradca hotelowy wyspecjalizowany na podstawie udzielonego pełnomocnictwa do negocjacji i przedstawiania do decyzji zakupowych określonych elementów wyposażenia. Ze względu na płytkość polskiego rynku projektowego trudno znaleźć osobę która utrzymuje się na rynku tylko z doradztwa zakupowego /część inwestorów zleca takie doradztwo zespołowi architektów, ludziom z własnej firmy – czasami bez doświadczenia w prowadzeniu projektów hospitality – lub jak już pisałem, podejmuje takie decyzje samodzielnie/.

Osobiście skłaniam się do współpracy wielobranżowej z grupami branżowymi, które w obrębie jednego podmiotu skupiają kilkunastu producentów i oferentów wyposażenia i rozwiązań hotelowych dla nowych i istniejących inwestycji.

Jeżeli chcemy osiągnąć maksymalne bezpośrednie korzyści to dedykujmy do negocjacji handlowych zaufane osoby z własnego zespołu, które zadbają o wybór oferentów na tzw. ,,krótką listę” oraz dodatkowo będą przy negocjacjach handlowych. Średnio możemy zaoszczędzić 15 – 20% kosztów w stosunku do pierwszych złożonych ofert.

Jeżeli nie mamy czasu /w miesiącach/ na odpowiednie ofertowanie i sprawdzenie proponowanych rozwiązań to szanse na wynegocjowanie dobrych upustów i warunków serwisowych spadają diametralnie.

Ad.2. Generalny wykonawca  ma dostarczyć nam hotel gotowy do zarządzania i prowadzenia działalności. Jest to oczywiście wyjście najdroższe /a przynajmniej tak się wydaje w fazie studium wykonalności/ ale przy odpowiednim zabezpieczeniu prawnym i możliwości wpływu na niektóre decyzje zakupowe najbezpieczniejsze dla inwestora który nie miał wcześniejszego doświadczenia w tej branży. Inwestor musi także zdawać sobie sprawę z tego, że podpisując umowę z generalnym wykonawcą musi zdać się na jej profesjonalizm i wybranych przez nią doradców branżowych.

Większość hoteli sieciowych w obrębie tzw. księgi projektowo-technicznej posiada listę sprawdzonych partnerów handlowych z których usług trzeba skorzystać. Czasami skutkuje to otrzymaniem specjalnie wynegocjowanych już przez centralę cen zakupowych na poszczególne elementy wyposażenia. Jednak w przypadku rynków lokalnych lub hoteli niezależnych które inwestor buduje mając na myśli późniejszą franczyzę zdecydowanie lepsze jest poruszanie się w obrębie dokładnego określenia parametrów techniczno – użytkowych wyposażenia niż określonych producentów. Takie podejście zostawia nam większą możliwość zapytań ofertowych w obrębie lokalnych dostawców lub firm które mają np. rozwiniętą strukturę wsparcia technicznego w miejscu lokalizacji inwestycji.

Jeżeli już wydajemy niejednokrotnie setki tysięcy złotych na niektóre kompleksowe zadania np. sieć informatyczną wraz z wyposażeniem to zadbajmy o to aby obowiązki serwisowe dostawcy były jasno i czytelnie określone już w pierwszej umowie o dostawy sprzętu. Czytelnie i jasno powinny także być określone obowiązki prawne wynikające z niedotrzymania terminów dostawy lub możliwego odstępstwa od założonych parametrów technicznych.

Inwestor musi wiedzieć że mimo, że część decyzji zakupowych wydaje się ważniejsza ze względu na ich wartość liczoną w setkach tysięcy złotych to także stałe niskie umowy którymi wiążemy się na kilka lat z dostawcami /np. gastronomicznymi czy chemii hotelowej/ są bardzo ważne dla hotelu /i dla firmy która zyskuje stałego, kilkuletniego odbiorcę/. Mamy wtedy szansę na negocjację dodatkowych upustów lub wartości dodanych w kontrakcie.

Ponieważ o sukcesie inwestycji w obecnych czasach decydują także elementy emocjonalne, umożliwiające uzyskanie przewagi marketingowej na rynku warto w odpowiednich obszarach /np. decyzji zakupowych w obrębie atrakcji części wellness&spa/ pokusić się o rozwiązania nietypowe, niespotykane u konkurentów.

Warto także mieć na uwadze to, że inwestycja szczególnie w branży elektronicznej w najnowocześniejszy sprzęt /nowy a więc stosunkowo drogi/ często nie odnosi odpowiedniego efektu produktowego ponieważ w tym segmencie częste zmiany modeli i rozwiązań są wskaźnikiem postępu rynkowego i nie każdego będzie stać aby nadążyć za zmieniającymi się trendami w tej branży.

Definicje i skróty branżowe których każdy nowy inwestor powinien się nauczyć przystępując do planowania projektu:

FF&F  /furniture, fixtures & equipment - w zależności od przyjętej definicji, ruchome meble, instalacje, wyposażenie/ czy inne sprzęty, które nie są na stałe związane z budowlą lub budynkiem/

OS&E - / Operating Supplies & Equipment/  zaopatrzenie operacyjne i sprzęt, ew. zaopatrzenie eksploatacyjne i wyposażenie/sprzęt